Oh, tu les as détestées, ces réunions qui s’éternisent pour aboutir à rien. Comme tout le monde, tu as fixé le vide, scrollé sur ton téléphone et même somnolé un peu en attendant que ça passe. Tu as maudit sur 7 générations les âmes qui te faisaient perdre ton temps. Mais une fois aux commandes, tu as réalisé qu’animer une réunion intéressante et qui fait avancer les choses… Ben c’est pas si simple, en fait.
Alors, est-on voué·es aux réunions interminables et qui ne servent à rien ? Heureusement, non ! Transmettre des informations pertinentes et mener des échanges fructueux, ça s’apprend. Voici mes 9 conseils pour des réunions qui dépotent. Tu vas voir : c’est du bon sens, et ça fait toute la différence.
La clé d’une réunion palpitante : une bonne préparation
Animer une réunion à la fois agréable et efficace ne s’improvise pas. Pour garder tout le monde avec toi du début à la fin, ta plus grande alliée est la préparation. Avant de rassembler tout le monde, pose toi (éventuellement avec les personnes concernées) pour :
🎯 1. Clarifier le but de la réunion
Ça te paraît évident ? Moi aussi. Et pourtant, combien de réunions démarrent sans but précis, garantie infaillible de longues discussions stériles ?
Une réunion satisfaisante est une réunion qui fait avancer les choses. Et pour ça, encore faut-il savoir où on va. Lister les points à aborder est un bon début, mais il est important d’y associer une intention : transmettre une information, recueillir les avis, prendre une décision… ? Sans ça, l’ordre du jour risque de virer à la collection de sujets qu’on commente pendant des heures, sans que rien n’en ressorte.
Pose-toi avant la réunion, et pour chaque sujet à traiter, demande-toi : quelle est l’intention, de quoi j’ai besoin, et avec quoi je veux repartir de cet échange ? Tu peux également poser la question à tout le groupe, ou aux personnes qui amènent des points à traiter. Avec l’objectif en vue, c’est beaucoup plus simple d’orienter les échanges pour qu’ils soient constructifs et d’aboutir à des décisions.
⌚️ 2. Fixer un cadre horaire
Rien de pire qu’une réunion qui s’éternise quand on a autre chose à faire. Le temps de chacun·e est précieux : quand tu rassembles des personnes, donne un cadre horaire et respecte-le.
Si ça t’aide, tu peux même détailler le déroulé de la réunion, avec le timing alloué à chaque sujet. L’idée n’est pas d’être rigide mais de garder un œil sur le temps, ce qui t’aidera à recadrer les digressions. Les réunions qui traînent en longueur essorent les participant·es : avec une bonne gestion du temps, tu crées de la confiance et tu préserves l’enthousiasme de chacun·e.
✂️ 3. Réfléchir aux informations pertinentes
Trop de gens parlent pour dire ce qu’ils ont envie de dire (ou ce qu’ils ont l’habitude de dire) plutôt que pour intéresser ceux·celles qui les écoutent. Et c’est un gros problème.
Si tu veux que les participant·es soient attentif·ves et impliqué·es, il faut te mettre à leur place quelques instants. Quand tu conçois ta présentation ou ton déroulé de réunion, demande-toi :
- Est-ce que cette information est pertinente à donner dans ce contexte ? Est-ce que ça sert l’objectif de la réunion ?
- Est-ce que les personnes qui m’écoutent ont besoin/envie de savoir ça ? Est-ce essentiel pour comprendre de quoi on parle ?
- De quoi les participant·es ont-ils·elles besoin pour contribuer / avancer ?
En sélectionnant les bonnes infos et en les organisant d’une façon intelligible, tu préserves la bande passante des personnes qui t’écoutent. Elles peuvent alors dédier leur attention à l’essentiel. Et ça, ce n’est pas du luxe 😉
🧑🏫 4. S’appuyer sur un support percutant (…ou pas !)
Un support visuel aide à suivre le déroulé de la réunion et intégrer les informations importantes. Lorsqu’il reprend les points essentiels, c’est un super outil. Il cadre et structure les échanges, tout en laissant de la place aux questions et aux apports des participant·es.
Hélas, peu de gens savent concevoir des supports utiles, et se contentent de lire à voix haute ce qu’il y a écrit dans leur présentation. Ce qui ressemble pas mal à l’allégorie de l’ennui. Si tu as peur d’oublier des informations essentielles, tu peux te préparer des notes. Mais de grâce, arrête de lire ton PowerPoint, sauf si tu veux plonger tout le monde dans un sommeil profond.
D’ailleurs, aucune loi n’oblige à préparer des slides : ton support visuel peut être un tableau, un paperboard, une affiche… Ou même rien du tout. Bien menée, une réunion peut tout à fait s’en passer.
Animer une réunion qui tient les participant·es en haleine*
Ça y est, tu es fin prêt·e et les hostilités sont lancées. Te voilà face une marée de visages que tu aimerais garder attentifs le plus longtemps possible. Voilà 5 bonnes pratiques pour animer une réunion :
🦅 5. Donner le plan de vol
Avant d’entrer dans le vif du sujet, commence par annoncer le déroulé de la réunion. C’est toujours sécurisant de savoir pourquoi on est là, où on va, qu’est-ce qui va se passer et combien de temps ça va durer.
En effet, communiquer le plan de vol de la réunion aide les participant·es à maintenir leur attention sur ce qu’il s’y passe… Plutôt qu’à se demander s’ils·elles seront libéré·es à temps pour aller faire des courses ou passer ce coup de fil.
🧑⚖️ 6. Tenir le cadre
En tant qu’animateur·rice de la réunion, c’est à toi de poser le cadre, de vérifier que tout le monde y adhère, et de le tenir.
Je sais, ce n’est pas le rôle le plus facile à endosser. Quand tu rappelles le cadre, tu as peut-être peur de passer pour un·e relou·e, de frustrer des gens… Pour te rassurer, sache qu’on peut tout à fait recadrer avec tact et bienveillance (c’est même recommandé – sauf si tu pars sur un style dictature).
Et souviens-toi que tenir le cadre, c’est aussi éviter les digressions sans fin de Marie-Patricia et les 3615 ma vie de Jean-Thierry, qui fatiguent et désengagent tout le monde. Bref : un cadre bien posé, c’est prendre soin du groupe et des participant·es.
🛋 7. Soigner l’ambiance
Une réunion, ça sert à faire avancer les choses, d’accord. Mais c’est pas pour autant qu’on doit serrer les fesses tout du long. Quand tu animes, veille à instaurer une ambiance chaleureuse et détendue :
- en accueillant et incluant tout le monde (notamment les nouveaux) ;
- en prévoyant des espaces pour que chacun·e puisse s’exprimer et contribuer ;
- en aidant les plus réservé·es à prendre la parole ;
- en demandant régulièrement si tout est bien compris et si tout le monde est d’accord pour poursuivre ;
- en écoutant les questions, préoccupations, besoins et en t’assurant de bien les comprendre avant d’apporter une réponse ou chercher une solution ;
- en tenant compte des apports de chacun·e et en modifiant le déroulé si besoin ;
- en faisant un peu d’humour (si tu le sens ; l’idée n’est pas de partir en concours de blagues non plus).
Toutes ces attentions aideront les participant·es à sentir qu’ils·elles ont leur place, que leur voix est entendue, et qu’ils·elles ont du pouvoir d’action. Ce dont nous avons tous·tes besoin pour nous sentir bien 🙂
👊 8. Terminer sur des actions
Pour finir sur une note dynamique et continuer d’engager les participant·es, termine ta réunion sur les actions à mettre en place. Veille à ce qu’elles soient suffisamment claires, et que chacun·e sache ce qu’il·elle a à faire.
Si c’est possible et pertinent, fixe la date du prochain rendez-vous avec les personnes présentes. Ça donne un cadre temporel clair pour réaliser les actions.
⏭ 9. Faire un suivi synthétique
Enfin, tu peux envoyer un résumé synthétique à toutes les personnes intéressées, qui reprend les informations transmises, les décisions prises et les points en suspens. Fais-le rapidement, quand le souvenir est encore bien frais. Ça aide les absent·es à raccrocher les wagons, et les présent·es à bien imprimer (et conserver) les informations.
Paré·e pour animer des réunions efficaces !
Et voilà, tu es équipé·e pour animer des réunions pas piquées des hannetons ! Dis-moi en commentaire ce que tu retiens de cet article, et ce que tu décides de mettre en place.
Adopter ces réflexes a vraiment transformé ma façon de conduire et de vivre les réunions, passant de « tiens, mais qu’est-ce qu’on fait là déjà ? » à « chouette, on avance et on sait ce qu’on a à faire ! ». C’est un chemin d’apprentissage, fait d’expérimentations et parfois de plantages, mais qui apporte tellement de satisfaction ! J’espère que ce sera aussi le cas pour toi 🙂
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Photo à la une : Victoria Bragg on Unsplash
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